CO 관점의 E2E 프로세스 - 1-1. 구매(Procure-to-Pay): 구매 요청과 구매 오더

시작하며

 

우선 구매 프로세스부터 시작해보자. 구매 요청 → 구매 오더 → 입고 → 송장 → 대금 지불(=채무 반제)까지의 프로세스다.

 

구매 요청은 회사 내부적으로 어떤 물건이나 서비스가 필요하다고 요청 문서를 올리는 단계이다.

 

구매 오더는 공급업체에게 실제로 어떤 물건이나 서비스가 필요하다고 주문을 넣는 단계이다.

 

입고는 해당 물건이 우리에게 배송되어 도착한 단계이다.

 

송장 검증은 공급업체가 우리에게 준 송장에 대해 금액 등을 확인하고 검증을 하는 단계이다.

 

채무 반제는 우리 공급업체에게 줄 돈(= 매입 채무)을 지출하면서 장부에서 정리하는(=반제) 단계이다.

 

 

입고와 송장 시기 차이

이 때 입고와 송장 시기는 서로 달라질 수도 있다.

 

일단 송장이란 게 뭘까? SAP나 회사 업무를 처음 접하면 송장이라는 용어부터가 생소할 수 있다. 송장이란 판매자가 보낸 청구서라고 생각하면 편하다. 대부분 이 시점에 세금계산서도 함께 보내곤 한다.

 

일반적으로는 물건을 보내면서 그게 대한 청구서인 송장을 함께 보낸다. 우리 입장에서는 물건을 먼저 확인하고, 내야 될 돈을 확인한다. 그렇기 때문에 입고 → 송장의 순서를 따르는 것이다.

 

또는 후청구 방식을 따르는 경우가 많아서도 그렇다. 협력업체와 장기납품계약을 맺은 경우라면 한 달 동안 여러 차례에 거쳐 물품을 납품(우리 입장에서는 입고)하고, 월말에 1달치 대금을 전부 청구하기도 한다.

 

하지만 수입의 경우에는 반대의 상황이 벌어지기도 한다. 수입 구매(이를 통상적으로 외자(外資)라고 한다. 외국에서 들여온 물자란 뜻이다)하는 경우 물품의 운송에 걸리는 시간이 국내보다 훨씬 길어진다. 해외직구를 해보신 분이라면 아실 것이다.

 

해외에서 오는 물품은 보통 배를 타고 오게 되는데, 이 때 공급자는 선적시점에 송장을 먼저 발송하곤 한다. 따라서 우리는 이에 대한 송장을 먼저 받게 되는 것이다.

 

시기 차이에 따라서 회계 분개가 어떻게 달라지는지는 이후에 더 자세히 알아보기로 하자.

 

 

 

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1. 구매 요청(Purchase Requisition)

 

첫 번째 프로세스는 구매 요청이다.

구매 요청이란 "회사 내부적으로" 필요한 물건이나 서비스에 대해 요청하는 프로세스다. 그러니까 이건 사내 프로세스다. 

 

특정 부서에서 구매팀으로 "우리 팀에 이러이러한 게 필요해요"라고 결재 문서를 올리는 거라고 이해하면 된다. 예를 들어 사무실에 복사용지가 떨어져서 그것 좀 사달라고 요청하는 것도 구매 요청이다.

 

구매 요청은 이렇게 직접 필요한 부서에서 요청하는 경우도 있지만, 시스템에 의해 자동으로 생성되는 경우도 있다. 예를 들어 방금 얘기했던 복사용지의 경우를 생각해보자. 복사용지가 떨어질 때마다 자동으로 요청서가 가게 만들면 어떨까?

 

이런 경우의 대표적인 사례가 바로 MRP(Material Requirement Planning)에 따른 자동 발주이다. MRP의 개념이 깊은데, 여기서는 구매 관점에서 간단히만 설명해보자.

 

1. 생산일정계획에 따라 제품 제작에 필요한 원자재에 필요한 시기를 정할 수 있다.

2. 예를 들어 5월 10일까지 제품을 생산하기로 했다고 하자. 이 제품의 생산리드타임은 3일이다.

3. 그렇다면 3일 전인 5월 7일까지는 해당 제품에 들어갈 원자재가 입고되어야 한다.

4. 우리가 주문을 넣으면 해당 원자재에게 발송되어 도착하기까지는 2일 정도가 걸린다.

5. 그러면 최소한 5월 5일까지는 주문을 넣어야 한다. 

6. 이럴 경우 5월 5일에 구매 요청 문서가 자동으로 생긴다.

 

물론 여기에는 안전재고, 재주문점, 경제적 주문량 등 여러 개념이 더 들어가지만, 우리는 일단 여기까지만 이해하고 넘어가자.

 

구매 요청 앱 실행

 

지금부터 수행할 피오리 앱을 순서대로 정리해봤다. 첫 번째로 있는 "구매 요청 관리 - 프로페셔널"을 실행한다.

 

▶ 피오리 앱: Manage Purchase Requisition Professional F2229

 

 

"생성" 버튼을 누른다.

 

 

문서 유형을 고른다. 우리는 여기서 `구매 요청 (NB)`라는 걸 고르겠다. 이게 뭘까? GUI라면 F1을 누르면 설명이 나온다.

 

 

피오리에서도 F1 키를 누르면 도움말이 나오긴 한다. 그러나 모든 필드에 도움말이 나오는 GUI와 달리, 몇 가지 항목들에 대해서만 도움말이 나온다. 우리가 알고 싶은 "문서 유형"에 대한 설명을 찾지 못했다.

 

 

GUI 화면에서는 "문서 유형" 필드에 커서를 두고 F1 키를 누르면 설명이 나온다. 심지어 상단에서 기술적 속성을 볼 수도 있고, 관련 IMG와도 연결할 수 있다. 이런 부분은 피오리가 아직도 많이 약한 부분이다. (아니면 GUI가 대단하다고 해야할지...)

 

 

이어서 구매 요청 품목에서 생성 버튼을 누르고 `자재`를 선택한다. 우리는 자재를 구매할 거니까.

 

 

"일반 정보" 탭에 필요한 정보를 입력한다. 우리는 설탕 100KG을 사려고 하며, 예상되는 금액은 300,000원이다.

 

왼쪽 하단에 "계정 지정 범주"라는 게 보인다. 이는 해당 재고를 입고할 때 함께 작성할 귀속처(Assigning Account)를 의미한다. A(자산), K(코스트센터), Q(프로젝트) 등이 있다.

 

예를 들어 A를 고르면 고정자산으로 구매하는 것이고, K를 고르면 코스트센터에 바로 귀속될 비용 계정을 지정하게 된다. (보통 구매와 동시에 비용 처리하는 소모품 계정에 대해 이렇게 하곤 한다)

 

우리는 일반 재고로 사용할 것이므로 빈 칸으로 두자.

 

 

수량 및 일자 탭에서 수량과 납품일을 입력한다. 납품일은 해당 물건이 도착하길 바라는 희망일자다. "구매 요청 품목 마감됨"과 "구매 요청 품목 고정됨" 필드의 의미도 궁금한데 F1 HELP를 지원하지 않는다. 역시 GUI 대비 아쉬운 부분이다.

 

 

"평가" 탭에서는 금액과 가격단위, 세금코드를 입력한다. 우리는 10%의 매입 부가가치세를 납부하기 위해 `V5`를 선택했다.

 

 

"연락처 정보"에는 구매조직, 구매그룹의 정보를 입력한다.

 

구매조직이 회사 내 구매를 담당하는 가장 상위의 조직을 의미하며 회사코드와 1:1이 될 수도 있고, N:1이 될 수도 있다. 구매 업무를 총괄하는 조직이라고 생각하면 된다.

 

구매그룹은 구매조직 내에서 특정 부분을 담당하는 구매팀이나 구매파트와 같은 조직이나 구매 담당자 개인이 될 수 있다.

 

여기까지 입력했으면 이제 `적용` → `생성` 버튼을 누른다.

 

 

구매 요청 번호 `10000010`이 생성됐다.

 

이번에는 동일한 항목을 SAPGUI에서 보자. T-CODE: ME53N으로 간다.

 

▶ T-CODE: ME53N

 

SAPGUI에서는 이렇게 표시된다. 어떠신가? 나는 솔직히 GUI에 있는 항목들이 더 눈에 잘 들어오긴 한다. 현대적인 느낌이야 피오리 앱쪽이 더 낫지만 말이다.

 

 

 

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2. 구매 오더(Purchase Order)

 

이어서 다음 단계는 구매 오더 생성이다.

 

구매 오더는 공급업체에게 실제로 주문을 넣는 과정이다. 사내 문서인 PR을 참고하여 만들 수도 있고, PR 없이 만들 수도 있다.

 

구매 오더는 또한 우리 회사와 공급업체 간의 법적 문서(Legal Document)가 된다. 일종의 계약서라고 봐도 된다.

다만 법적 문서로서 실질적인 효력을 가지려면 우리가 청약한 내용을 공급업체에서도 확인하고 승인하는 절차가 필요하다. 또한, 이것만으로 회계전표에 필요한 법적 증빙이 100% 다 갖춰지는 건 아니다. (다른 문서가 더 필요하다)

 

구매 오더에는 공급자 정보, 우리가 주문할 자재나 서비스, 그 서비스의 수량 및 단가, 납기일/납품장소, 지불 조건 등이 포함된다.

 

▶ 피오리 앱: 구매 오더 관리 F0842A

 

 

구매 문서 유형은 `표준 PO`를 선택한다. 그 외에 통화, 공급업체, 구매그룹, 구매조직, 회사코드를 입력하고, 하단의 품목에서는 `문서에서 추가`를 선택한다.

 

 

구매 문서 유형에서는 `구매 요청`을 선택하고 검색하면, 우리가 아까 생성했던 구매 요청 번호 `10000010`이 있다. 선택하고 `품목 추가` 버튼을 누른다.

 

 

이렇게 하면 구매 오더 품목에 아까 우리가 만들었던 구매 요청의 내용이 자동으로 입력된다. 그런데 이 때 "오더 단가"는 우리가 입력했던 3,000원이 아닌 3,200원으로 바뀌어 있는 점을 볼 수 있다. 이는 구매정보레코드나 과거 구매 오더로부터 값을 가져온 것이다.

 

쉽게 말해 우리가 예전에 이 업체로부터 3,200원으로 구매했었단 얘기다. 이 값을 바꾸거나 수정해도 상관 없다. 그렇지만 일부러 차이를 만들어 보기 위해서 그대로 두고 저장해보자.

 

 

"납품 및 송장" 탭에서 지급조건이나 인코텀스, 송장 발행처, 적용할 환율을 설정할 수 있다.

 

 

지급 조건의 서치 헬프를 보면 여러 다양한 조건이 있다. 우리는 그냥 받자마자 바로 돈을 주는 걸로 생각해서 `0001: 공제 없이 즉시 지급`을 선택해보자.

 

전부 입력했으면 하단의 `오더` 버튼을 누른다. 또는 `Ctrl+S`를 눌러도 저장된다.

 

 

구매 오더 번호 `4500000007`이 생성되었다. 이제 이 정보를 SAP GUI에서도 살펴보자.

 

▶ T-CODE: ME23N

 

 

헤더 - 아이템 - 품목 상세 3단 구성의 화면이 표시된다. 이 화면.....도 아까 PR이랑 비슷하긴 한데 왠지 나는 여기서는 피오리 화면도 나쁘지 않다는 생각이 든다. 가운데 아이템이 ALV가 아니라 테이블 컨트롤이라서 그런 걸까.

 

뭐가 됐든 실행 속도만은 GUI가 여전히 더 빠른 것 같다. 물론 피오리도 한 번 로딩이 끝난 후에는 빠르긴 하나... 이거는 웹이기에 극복할 수 없는 부분으로 보인다. (브라우저가 HTML + CSS + Javascript를 렌더링하는 시간과, SAPUI5 리소스 다운로드 시간, RESTful에 따른 통신량 등등 때문에)

 

 

구매 요청과 구매 오더의 재무적 영향은?

구매 요청이나 구매 오더를 생성했다고 해서 바로 재무제표에 기록되지는 않는다.

 

그렇지만 관리회계 관점에서는 약정(Commitment)에 기록되게 할 수는 있다. 이렇게 하면 품목 범주를 `K - 코스트센터`를 골랐을 때, 해당 부서의 비용 성격의 약정에 들어오게 된다.

 

Commitment란 무엇인가? "미래에 확정되거나 예상된 비용에 대한 사전 등록된 항목"이라고 할 수 있다.

FI 회계장부에는 반영하지 않지만, CO에는 반영할 수 있다. (선택 사항이다)

 

이를 통해 예산 통제의 목적으로 활용이 가능하다. 

 

이 부분은 이번 글에서는 깊게 다루지 않고 넘어가도록 하겠다.

 

 

 

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다음 글에 이어서

다음 글에서는 이렇게 생성한 구매 오더를 갖고서 입고와 송장 처리를 해보고자 한다.

지난 글인 『MM Account Determination』과 연결되는 이야기로 입고, 송장 시에 어떤 식으로 FI와 CO에 반영되는지를 중점적으로 다뤄보겠다.

 

이후 실제로 돈을 지불하는 절차에 대해서는 또 그 다음 글에서 볼 예정이다.